Der Ausschreibungsprozess kostet Unternehmen viel Zeit, Mühe und Ressourcen. Wie sorgen Sie also dafür, dass Ihr Angebot sich durchsetzt? Ein Patentrezept oder eine Musterlösung, um jede Ausschreibung zu gewinnen, gibt es nicht. Es gibt allerdings 3 Schritte für bessere RFP Antworten, die Sie intern unternehmen können, um dem Zuschlag ein Stück näher zu kommen.
3 Schritte für bessere RFP Antworten
Wer diese 3 Schritte für bessere RFP Antworten verfolgt, hat beste Chancen überzeugende Antworten auf eine Angebotsanfrage oder Request for Proposal (RFP) abzuliefern.
1. Beantworten Sie nur Fragen, die gestellt wurden
Das Beantworten eines RFPs ist ein langwieriges Unterfangen. Doch auch die Auswertung nimmt beachtliche Zeit in Anspruch. Sparen Sie sich selbst und Ihrem potenziellen Kunden Zeit, indem Sie Ihre Antwort nicht unnötig in die Länge ziehen. Achten Sie auf Prägnanz und Klarheit. Ihre Antwort sollte nur relevante Informationen enthalten. Führen Sie nur Details an, nach denen Ihr Kunde gefragt hat. Oft drängt die Zeit. Lesen Sie die Fragen dennoch gründlich und konzentrieren Sie sich darauf, Geschwindigkeit und Gründlichkeit in Einklang zu bringen.
2. Oft zu schade für die Schublade: bestehende Antworten
Der zweite Schritt für bessere RFP Antworten führt an Ihren alten Antworten vorbei. Sie haben in der Vergangenheit bereits viele RFPs beantwortet. Viele der aufwändig ausgearbeiteten Antworten sind allerdings in der virtuellen Schublade verschwunden. Das Wiederauffinden und erneute Verwenden von Antworten aus zuvor bearbeiteten RFPs erweist sich oft als schwierig. Das Nutzen von bestehenden Antworten befähigt Sie dazu, schneller zu arbeiten, wenn die Zeit drängt.
Hierfür lohnt sich der Aufbau einer cloudbasierten, zentralen Wissensdatenbank. In dieser können Sie qualitativ hochwertige Angebotsantworten aufbewahren. So sparen Sie später Zeit, weil Sie die bestehenden Inhalte aus früheren erfolgreichen Angeboten durchsuchen und wiederverwenden können.
Eine zentrale Wissensdatenbank sollte Sie wissen lassen:
- Wer den Inhalt wann verfasst hat
- Welche Änderungen es gab
- Wann der Inhalt zuletzt aktualisiert wurde.
3. Nutzen Sie das Wissen Ihrer Fachexperten
Bei manchen Fragen ist die Zusammenarbeit mit Experten in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Nur schade, wenn der betreffende Kollege sich kurz vor dem Abgabetermin im Jahresurlaub befindet oder einen vollen Terminkalender hat. Planen Sie also zeitlich großzügig vor.
Doch auch wenn der Kollege Zeit für Sie hat, kann es schwierig sein, qualitativ hochwertige Antworten von Ihren Fachexperten zu erhalten. Oft wissen die Experten nicht genau, welche Informationen sie aufnehmen sollen. Oft wird es dann zu detailliert und die Antwort kann schwer zu verstehen sein, wenn sie mit technischen Details überfrachtet ist.
Ein gut strukturierter Fragestil kann den Experten helfen, schnell zu verstehen, was gebraucht wird. Wenn möglich, sollte außerdem nur um eine Kontrolle bzw. Update von vorhandenen Antworten gebeten werden.
3 Schritte für bessere RFP Antworten
Der RFP-Prozess ist nicht immer einfach, aber wenn er richtig gehandhabt wird, führt er zu einem erfolgreichen Ergebnis. Die 3 Schritte für bessere RFP Antworten:
- Gehen Sie die Fragen gründlich durch und beantworten Sie nur was gefragt wurde
- Geben Sie Ihren Experten eine Formel zur effektiven Beantwortung von Fragen an die Hand
- Speichern Sie Antworten in einer durchsuchbaren Wissensdatenbank zur Wiedernutzung.
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