Für Verkaufsteams kann der Prozess der Angebotserstellung langwierig und mühsam sein. Er ist meist nicht nur zeitaufwändig sondern auch repetitiv, besonders wenn die Antworten manuell zusammengestellt werden. Sie kennen das, allzu oft werden für Leistungsanfragen oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, auch bekannt als „Request for Information“ bzw. „Proposal“ (RFI & RFP), Informationen aus früheren Antworten, Word- und Excel-Dateien, PDFs und Marketingdokumenten kopiert und eingefügt. Dies birgt die Gefahr, dass ungenaue oder veraltete Informationen in ein neues Angebot einfließen und Sie im Ernstfall den Auftrag kosten. Die Verwendung von Software bietet viel Unterstützung, 5 Vorteile von RFP-Automatisierung haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
5 Vorteile von RFP-Automatisierung
Wenn jede RFP-Antwort umständlich wirkt, Ihre Antwortzeiten lang und Ihre Kollegen frustriert sind, ist es vielleicht an der Zeit, in eine Automatisierungssoftware zu investieren. Hier Übersicht der 5 größten Vorteile einer RFP-Automatisierung mit Hilfe von Software:
1. Geringerer Zeitaufwand für die Vorbereitung von RFP/RFI-Antworten
Die Unterstützung durch Software verringert den Zeitaufwand für RFP-Antworten. Umfragen zeigen, dass Unternehmen durch Softwarelösungen bis zu 40% weniger Zeit benötigen. Weil die Kapazitäten begrenzt sind, hilft schnelleres Antworten auch die Anzahl von abgegebenen Angebotsantworten zu erhöhen.
2. Verbesserte Prozesstransparenz und Workflow-Verfolgung
Ein automatisierter Prozess führt zu mehr Nachverfolgbarkeit. Alle Änderungen, Überprüfungen und Aktualisierungen, die Sie an Ihren Inhalten vornehmen, werden protokolliert.
3. Kohärentere und exaktere Inhalte abliefern
Zum einen wird durch die Verwendung von Automatisierung das Risiko von menschengemachten Fehlern, oft Flüchtigkeitsfehlern, in den Antworten reduziert. Zum anderen hilft Software mit einer Zentralen Wissensdatenbank dabei, immer auf die neuesten Informationen zuzugreifen. Weil alle Mitarbeiter auf die gleichen Informationen zugreifen, steigt auch die Kohärenz.
4. Schutz vor Wissensverlusten
Verschiedene Gründe können zu Wissensverlusten führen. Ein Beispiel: Mitarbeiterwechsel ohne ausgereifte Übergaben. Ein anderer Grund kann defekte Hardware sein. Diesen und anderen Gründen kann die Verwendung von Software, welche Daten zentral und cloudbasiert speichert vorbeugen.
5. Gesteigerte Teamarbeit und Motivation des Teams
Der 5. Vorteil von RFP-Automatisierung ist, dass Ihr Vertriebsteams weniger sich wiederholende Aufgaben durchführt. Diese Entlastung kann für mehr produktive Tätigkeiten genutzt werden und die Motivation deutlich steigern. Außerdem reduzieren gut organisierte Prozesse unterstützt von Software den benötigten Zeitaufwand für die Einarbeitung neuer Teammitglieder. Was ist motivierender als das Gefühl angekommen zu sein und direkt loslegen zu können?
Ein Partner für die 5 Vorteile von RFP-Automatisierung
Automatisierungssoftwares, wie Beyond.RFP, unterstützen Unternehmen, die die Vorteile der RFP-Automatisierung verstehen und darin investieren. Dadurch gewinnen sie einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Beyond.RFP organisiert Ihre Inhalte in einer einzigen Quelle und macht das Wissen Ihres Unternehmens für alle Mitarbeitenden zugänglicher. Das Ergebnis: RFP-Fragebögen werden mit unserem intelligenten Automatisierungstool genauer, effizienter und zeitgerechter ausgefüllt.
