Haben sie vor, Best Practices rund um Ihre RFP Wissensdatenbank zu verwenden? Im Antwortprozess rund um Request for Proposal (RFP), stellt eine zentrale Wissensdatenbank eine große Erleichterung dar. Eine gut sortierte Wissensdatenbank sorgt in Kombination mit der richtigen RFP-Software dafür, dass Sie relevante Inhalte sofort zur Hand haben und viele Fragen automatisiert beantworten können.
Best Practices rund um Ihre RFP Wissensdatenbank
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Best Practices für Ihre RFP-Wissensdatenbank sind.
Best Practice 1: Inhalte regelmäßig prüfen
„Alle Jahre wieder…“ – das gilt nicht nur an Weihnachten! Setzen Sie Termine fest, zu denen Inhalte nochmal unter die Lupe genommen werden. Dies kann je nach Unternehmen jährlich, halbjährlich oder auch quartalsweise sinnvoll sein. Durch diese Best Pracitce lässt sich vermeiden, dass Duplikate oder Informationen, die nicht mehr aktuell sind, weiterhin aufbewahrt werden.
Best Practice 2: Durchsuchbarkeit garantieren
Wenn es um die Durchsuchbarkeit der Inhalte Ihrer Wissensdatenbank geht, ist Kategorisierung der Schlüssel zum Erfolg. Kategorisierung wird ermöglicht durch das Hinzufügen sogenannter Tags. Tags sind Stichwörter, mit denen Sie die Inhalte beschreiben können. Nehmen Sie sich die Zeit, um relevanten Tags hinzuzufügen, damit die Inhalte in Zukunft leichter gefunden werden können.
Best Practice 3: Nur aufbewahren, was nützlich ist
Wichtig ist es, in Ihrer Wissensdatenbank nur solche Inhalte aufzubewahren, die auch wirklich in Zukunft wieder verwendet werden können. Inhalte, die nicht mehr gebraucht werden, sollten ausfindig gemacht und dann entweder archiviert oder gelöscht werden. Inhalte, die nicht weiter aufbewahrt werden müssen, sind:
- Überflüssige Inhalte: Beispielsweise kundenspezifische Inhalte. Identifizieren lassen sich solche Inhalte, indem Sie nach bestimmten Kundennamen suchen. Das gleiche gilt für doppelte oder sehr ähnliche Inhalte.
- Veraltete Inhalte: Identifizieren Sie Inhalte, die nicht mehr relevant sind. Das geht zum Beispiel anhand von Daten oder Tags. Überprüfen Sie alle Inhalte, die seit mehr als einem Jahr nicht verwendet wurden.
Best Practice 4: Kontinuierlich Feedback einholen
Eine erfolgreiche RFP-Wissensdatenbank wächst ständig und entwickelt sich weiter, um Ihr Unternehmen besser zu unterstützen. Wichtig ist jedoch, dass auf das Feedback derer gehört wird, die sich am besten mit der Wissensdatenbank auskennen: Ihre Nutzer! Zu den wichtigen Maßnahmen für Ihre RFP Wissensdatenbank gehört, regelmäßig Benutzerfeedback einzuholen, um die effektive Nutzung zu überprüfen und die Konsistenz der Tags und Inhalte sicherzustellen.
Best Practices rund um Ihre RFP Wissensdatenbank
Die Einhaltung von Best Practices rund um Ihre RFP Wissensdatenbank ist eine Herausforderung. Jedoch gestaltet sich der gesamte RFP-Prozess mit einer effektiv genutzten Wissensdatenbank wesentlich einfacher. Besonders wenn eine RFP-Wissensdatenbank gemeinsam mit der richtigen RFP-Software genutzt wird. Die Funktionen von RFP-Software, wie Beyond.RFP, sind speziell auf die besonderen Bedürfnisse von Angebotsmanagern und -teams zugeschnitten. Vereinbaren Sie einen Termin zur Demo und erfahren Sie mehr!
