Ein Anschreiben ist ein wichtiger Bestandteil jeder Ausschreibung. Zwar ist das Anschreiben, welches früher Pflicht bei der Einreichung von Angeboten war, heute freiwillig, dennoch kann ein gut formuliertes Anschreiben Ihr Angebot von dem der Mitbewerbenden abheben. Wie verfassen Sie das richtige Anschreiben für Ihr RFP? Das werden wir in diesem Artikel untersuchen!
Die Rolle des Anschreibens
Mit dem Anschreiben bedanken Sie sich bei der Auftraggeber für die Möglichkeit, an der Ausschreibung teilzunehmen, zeigen, dass Sie die Anforderungen der Ausschreibung gründlich gelesen haben, und erläutern, warum Ihre Lösung die Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. Das Anschreiben sollte kurz und prägnant sein und nicht mehr als zwei Seiten umfassen. Gerne können Sie auch einen Ausblick auf die Zukunft geben, wie das Geschäft nach der Wahl Ihrer Lösung aussehen wird.
Das Anschreiben und seine Bedeutung
Um ein wirkungsvolles Anschreiben für ein Angebot zu verfassen, ist es wichtig, seine strategische Bedeutung für den gesamten Angebotsprozess zu kennen. Das Anschreiben sollte kurz und prägnant sein und nicht mehr als zwei Seiten umfassen. Inhaltlich sollten Sie Sie sich beim Auftraggeber bedanken, Ihr Verständnis für seine Bedürfnisse darlegen, Ihre Fähigkeiten zur Erfüllung der Anforderungen auflisten, Ihre Lösungen beschreiben, einen Ausblick auf die Zukunft geben, wie das Geschäft nach der Wahl Ihrer Lösung aussehen wird.
Erstellung des Anschreibens: zu vermeidende Fehler
Es gibt einige häufige Fehler, die Sie beim Verfassen eines Anschreibens vermeiden sollten. Es ist wichtig, dass Sie nicht einfach nur Abschnitte aus der Zusammenfassung oder dem Angebot wiederholen. Das Anschreiben sollte keine reine Wiederholung dessen sein, was bereits im Angebot steht. Wenn eine vermittelnde Person beteiligt ist, sollten Sie sich auch bei ihm*ihr bedanken. Wenn Sie die Beteiligung der vermittelnden Person am Verfahren nennen und ihm*ihr für die Möglichkeit danken, wird dies zumindest allen Leser*innen zeigen, dass Sie die Informationen der Ausschreibung genau gelesen haben. Es ist auch wichtig, das Anschreiben vor dem Absenden auf Fehler zu überprüfen. Flüchtigkeitsfehler oder Tippfehler sind ein absolutes No-Go.
Wer unterschreibt das Anschreiben?
Bei der Unterzeichnung des Anschreibens ist darauf zu achten, dass die Person, die das Anschreiben unterzeichnet, mit dem Angebot und der Zusammenfassung vertraut ist und dass die Strategie, der Ton und der Stil in allen Dokumenten einheitlich sind.
Das Anschreiben ist auch für den Vertrag relevant
Denken Sie daran: Da das Anschreiben vertragsrelevante Daten, wie z. B. die Bindefrist enthält, ist es ein Bestandteil des Angebots. Die getroffenen Aussagen sind vertragsrelevant, auch wenn es sich um ein formloses Anschreiben handelt.
Beispiel eines Anschreibens für ein Angebot
Hier finden Sie hier ein Beispiel für ein Anschreiben, das Sie verwenden können:
Sehr geehrte(r) [Name(n) des Herausgebers],
vielen Dank, dass Sie [Name Ihres Unternehmens] als potenziellen Anbieter für [Titel der Ausschreibung] in Betracht ziehen. Wir sind zuversichtlich, dass [Name Ihres Unternehmens] Ihre in der Ausschreibung genannten Anforderungen erfüllen kann. Wie genau, wird in diesem Angebot detailliert dargestellt. In der Zwischenzeit stimmen uns die folgenden Fähigkeiten zuversichtlich, dass [Name Ihres Unternehmens] das am besten qualifizierte Unternehmen und die am besten geeignete Lösung für [Name des ausschreibenden Unternehmens] [RFP-Titel] ist:
[Leistung 1]
[Leistung 2]
[Leistung 3]
Wir wissen, dass es für [Name des ausschreibenden Unternehmens] wichtig ist, eine Lösung mit einer starken Integration mit [Name der Technologie] zu finden.
Wir freuen uns auf die Gelegenheit, das Gespräch über unser Angebot fortzusetzen. Für Ihr Interesse an uns danken wir Ihnen schon jetzt und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Auswahl.
Mit freundlichen Grüßen, [Name des Unterzeichners] [Berufsbezeichnung des Unterzeichners]
Mehr Zeit für Ihr RFP
Wenn Sie sich an die bis hierhin geschilderten Richtlinien halten, können Sie ein kurzes und prägnantes Anschreiben verfassen, das Ihr Angebot von der Konkurrenz abhebt. Dennoch gibt es ein weitaus zeiteffizienteres Verfahren, welches sie implementieren können: Nutzen Sie Software wie Beyond.RFP, um den RFP-Prozess zu automatisieren und folglich mehr Zeit für ein gelungenes Anschreiben zu haben. Lernen Sie mehr über Automatisierungsmöglichkeiten mit Beyond.RFP in einer kostenlosen Demo!
