Fast jedes Unternehmen kennt sie, die Schwierigkeiten bei der Beantwortung von RFPs. Erfolgreiche Antworten auf Ausschreibungen eröffnen Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, mehr Kunden zu gewinnen. Das hört sich simpel an. Die Beantwortung von Leistungsanfragen oder „Request for Proposal“ (RFP) ist es jedoch alles andere als simpel.
Zahlreich: Die Schwierigkeiten bei der Beantwortung von RFPs
Etliche Seiten mit komplexen Fragen müssen präzise beantwortet werden. Das Zusammentragen aus älteren, bereits beantworteten Angebotsanfragen ist mühsam und kann leicht zu Flüchtigkeitsfehlern führen. Denn es ist nicht leicht, die Übersicht zu behalten, welche Antworten am aktuellsten sind. Die Hindernisse für Unternehmen, die RFPs beantworten, sind zahlreich. Im Folgenden schauen wir uns näher an, welche Schwierigkeiten am häufigsten auftreten und wie diese gelöst werden können.
1. Fehlende Nachverfolgung zu früheren Antworten
„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!“ – Sepp Herbergers Fußball-Weisheit lässt sich durchaus auch auf RFPs anwenden. Viele Unternehmen vernachlässigen die Nachbereitung von vergangenen RFPs. Es lohnt sich jedoch, in Erfahrung zu bringen, wie die Antworten beim potenziellen Kunden angekommen sind. Eine Möglichkeit, besteht darin, nach jedem Angebot eine kurze Umfrage an den Kunden zu senden, um hierzu Informationen zu sammeln. Stellen Sie der Ergebnisse der Umfragen dann Ihrem gesamten Team zur Verfügung. Denn auch wenn Sie nicht den Zuschlag erhalten haben, können Sie immerhin aus der dem Feedback lernen, was es braucht, um beim nächsten Mal bessere Chancen zu haben.
2. Kein Überblick bei Veränderungen
Kennen Sie das? Öfter als einem lieb ist, steht „.final.final.doc“ am Ende eines Dokuments. Da geht schnell der Überblick verloren. Sie sind jedoch nicht allein, denn Probleme bei der Versionskontrolle sind weit verbreitet. Um diese zu vermeiden, gibt es verschiedene Ansätze. Eine Option istTeammitglieder manuell über relevante Änderungen zu informieren. Dies kann zum Beispiel per E-Mail oder über einen Teams- oder Slack-Channel passieren. Praktischer und zeitgemäßer ist es, bei der Pflege von RFP-Antworten auf zentrales Wissensmanagement zu setzten. Dank einer zentralen RFP-Wissensdatenbank werden alle Änderungen und Aktualisierungen, die Sie an Ihren Inhalten vornehmen, sofort für alle Teammitglieder verfügbar. Auch die Rückverfolgbarkeit wird erhöht, denn etwaige Änderungen werden protokolliert und sind über eine Verlaufsfunktion sichtbar.
3. Zu viele RFPs – zu wenig Zeit
Die Schwierigkeiten bei der Beantwortung von RFPs bei Unternehmen haben mit dem Umfangs der Anfragen zu tun. Da oftmals mehrere RFP´s im gleichen Zeitraum beantwortet werden müssen, von denen jedes hunderte Fragen beinhalten kann. Weil das Aufkommen groß ist, kann es sich so anfühlen, als gäbe es schlicht zu viele Fragen und zu wenig Zeit. Um eine größere Menge an RFPs bewältigen zu können, gilt es die Effizienz zu steigern. Eine Wissensdatenbank, die alle relevanten Antworten parat hält und auf die das gesamte Team zugreifen kann, ist der erste Schritt. Des Weiteren spielt die Automatisierung der Beantwortung mit künstlicher Intelligenz (KI) eine große Rolle. Mit Hilfe von KI schlägt die Software automatisch passende Antworten aus der Wissensdatenbank vor. Durch die Automatisierung der Beantwortung, kann das Team mehr RFPs in weniger Zeit bewältigen.
Die Schwierigkeiten bei der Beantwortung von RFPs:
Gefahr erkannt, Gefahr gebannt
Wenn Sie in Zukunft diese drei Schwierigkeiten im Kopf behalten, befähigt das Ihr Team, noch schneller effektive Antworten auf RFPs zu erstellen und erfolgreichere Ergebnisse zu erzielen. Durch bessere Nachverfolgung, übersichtliche Updates und schnelleres Beantworten mit Hilfe von Software, erhöhen Sie die Chancen auf Erfolg bei Ausschreibungen. Um Ihnen zu zeigen, wie Beyond.RFP Sie auf diesem Weg begleiten kann, freuen wir uns Sie bei einer Demo begrüßen zu können.
