Jede gewonnene Ausschreibung, wirkt sich auf den Umsatz Ihres Unternehmens aus. Wenn Sie wissen, wie Sie effektiv auf Ausschreibungen antworten, können Sie Ihre Chancen auf zukünftige Aufträge erhöhen. Das hört sich simpel an. Die Beantwortung von Leistungsanfragen oder „Request for Proposal“ (RFP) ist jedoch alles andere als das. Keine Ausschreibung ist wie die vorherige und mit jedem RFP beginnt der Antwortprozess von neuem. Das bedeutet aber nicht, dass es keine Möglichkeit zur Vorbereitung gibt. Das Ziel ist, schon im Vorfeld zu wissen, was auf Sie zukommt, damit Sie besser vorbereitet sind und eine solide Grundlage haben. Außerdem gibt es gewisse Wiederholungen. Im Folgenden schauen wir uns näher an, was Informationen sind, die Sie für jedes RFP brauchen.
Allgemeine Informationen die Sie für jedes RFP brauchen
Sie können sich darauf vorbereiten, dass grundlegenden Informationen über Ihr Unternehmen (Firmenname, Adresse, Jahresumsatz, Mitarbeiterzahl, Website, Gründungsjahr usw.) mit jedem RFP wieder abgefragt werden. Auch wenn diese Informationen offensichtlich erscheinen, können sie zu Schwierigkeiten führen und sind Informationen sind die Sie für jedes RFP brauchen..
Während die Adresse des Hauptsitzes leicht zu ermitteln ist, ist dies bei der Anzahl der Mitarbeiter nicht immer so offensichtlich: Die Anzahl der Mitarbeiter kann sich jedes Jahr, oder sogar jedes Quartal drastisch ändern. Hier ist es wichtig, dass den Teammitgliedern die genauesten Informationen zur Verfügung stehen.
Ihre Alleinstellungsmerkmale
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie bei der Beantwortung eines RFPs aufgefordert werden, Ihre Wettbewerbsvorteile zu nennen. Hier erläutern Sie kurz, wie Sie sich von Ihren Mitbewerbern unterscheiden und wieso der Auftraggeber mit Ihnen und nicht mit einem Ihrer Wettbewerber zusammenarbeiten sollte. Für viele Unternehmen ist die Kenntnis dieser Alleinstellungsmerkmale schon die halbe Miete – nehmen Sie sich die Zeit intern zu überlegen, welche das sind und wie man sie kommunizieren kann.
Sobald Sie diese festgelegt haben, stellen Sie sicher, dass diese Informationen Ihrem Team zur Verfügung stehen.
Sicherheit
Sicherheit ist für moderne Unternehmen ein wichtiges Thema, das in Ausschreibungen immer häufiger auftaucht. Entweder gibt es einen speziellen Abschnitt im RFP, oder Sie müssen einen separaten Fragebogen zum Thema Sicherheit beantworten. Es ist auch gut möglich, dass Sie zu beidem aufgefordert werden. Das Thema Sicherheit kann sehr umfangreich sein, je nach Branche kann ein Sicherheitsfragebogen schnell ein paar hundert Fragen enthalten.
Kundenservice
Ihr potenzieller Kunde möchte wissen, wie die Zusammenarbeit nach dem Vertragsabschluss aussehen wird. Fragen zum Thema Kundenservice bieten Ihnen die Gelegenheit, sich als der richtige Partner hervorzuheben. Verfügen Sie vielleicht über ein Help Center, in dem sich die Kunden selbst informieren können? Bieten Sie Onboarding-Sitzungen und vertiefende Webinare an? Informationen dazu, was Ihr Unternehmen im Bereich Kundenservice bieten kann, sollten während jedes RFP zur Verfügung gestellt werden. Antworten Sie umfassend und heben so Ihre Stärken hervor.
Informationen die Sie für jedes RFP brauchen
Um diese sich wiederholenden Inhalte erfolgreich zu verwalten, lohnt es sich auf die Unterstützung von Software zurückzugreifen. Wenn Sie einen guten RFP-Antwortprozess mit der richtigen Technologie kombinieren, resultiert das in RFP-Antworten, die eine höhere Chance haben, den Zuschlag zu erhalten. Sind Sie bereit Ihren RFP-Antwortprozess zu verbessern? Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen, wie Beyond.RFP Sie unterstützen kann.
