Alle Arbeitsschritte rund um die Angebotserstellung sind eine Herausforderung für Unternehmen. Technisches Schreiben, Preisrecherche, redaktionelle Bearbeitung, grafische Gestaltung und spätere Verwaltung von Inhalten sind allesamt notwendige Aufgaben, die viel Zeit und Ressourcen erfordern. Klar, dass im Prozess auch ab und an Schwierigkeiten auftreten. Einige dieser Schwierigkeiten können durch RFP-Automatisierung gelöst werden. Eben jene Probleme die RFP-Automatisierung löst, erörtern wir in diesem Artikel.
1: Die Anzahl an RFPs ist hoch
Viele der Probleme die RFP-Automatisierung löst, haben mit deren Quantität zu tun. Ihr Unternehmen beantwortet viele komplexe Ausschreibungen, die Arbeitsbelastung ist hoch. Wenn dann mit den Erkältungswellen im Herbst und Winter mal ein Kollege ausfällt, hat das Team Mühe, Schritt zu halten, um die Fristen einzuhalten. Um eine größere Menge an RFPs bewältigen zu können, gilt es die Effizienz zu steigern. Für Zeit- und Kostenersparnis also eine Effizienzsteigerung setzen Sie auf eine geeignete RFP-Software.
2: Inhalte sind schwer zu finden oder veraltet
Ihr Unternehmen hat bereits etliche RFPs mit Erfolg beantwortet, und eigentlich wären die Antworten noch zu gebrauchen. Nur leider weiß niemand genau, wo die Antworten abliegen oder welches das finale Dokument ist. Vielleicht enthalten die Antworten auch die Kennzahlen des Vorjahres und müssten aktualisiert werden. Wenn Inhalte veraltet sind, kann die Suche nach genauen Antworten viel Zeit in Anspruch nehmen. Die RFP-Automatisierung bietet Ihnen die Möglichkeit, Inhalte in einer zentralen Wissensdatenbank zu verwalten. Hier können die Antworten regelmäßig aktualisiert und besser durchsucht werden.
3: Fachexperten sind nicht gut erreichbar
Kennen Sie das auch? Die Fachexperten haben einen vollen Terminkalender und sind nur schwer zu erreichen. Wenn dann noch Urlaubs oder Krankheitsbedingte Abwesenheiten ins Spiel kommen, drängt die Zeit oft sehr. Vielleicht haben die Experten gleichen Fragen des Angebotsteams auch schon so oft beantwortet, dass eine erneute Anfrage auf Unverständnis stößt. RFP-Automatisierung organisiert die Informationen und macht sie durchsuchbar, sodass Sie in geringerem Maße auf die Hilfe der Experten angewiesen sind.
4: Fehlender Überblick im Projekt
Die Antworten kommen von mehreren Experten, sodass das Endergebnis ein fragmentiertes Dokument ist. Durch RFP-Automatisierung werden die Antworten zentralisiert, sodass eine Person sie leichter pflegen und bearbeiten kann. Ohne eine zentralisierte Lösung fehlt oft der Überblick über Autoren oder darüber, wie aktuell eine Informationsquelle ist. Die RFP-Automatisierung liefert verschiedene Daten, z.B. welche Antworten am häufigsten verwendet werden, die dabei helfen können bestehende Prozesse zu verbessern.
Probleme die RFP-Automatisierung löst
Sie als Profi wissen, dass die Personalisierung der RFP-Antworten der Schlüssel zum Gewinn ist. Deshalb ist die Automatisierung von Ausschreibungen so wichtig: Sie spart Zeit, damit Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Antworten auf Ihren Kunden zuzuschneiden und die nötige Qualitätskontrolle durchzuführen. Allgemein können Sie und Ihr Team somit Ihre Antwortrate erhöhen – und dadurch die Chancen verbessern mehr Ausschreibungen zu gewinnen. Automatisierung ist dann besonders hilfreich, wenn spezifische Probleme gelöst und tatsächlich vorhandene Hindernisse beseitigt werden. Überzeugen Sie sich selbst während einer kostenlosen Demo, die Sie gleich hier unten vereinbaren können!
