Am Beginn des Verkaufsprozesses stehen oft Antworten auf „Request for Proposal“ (RFP), zu Deutsch: auf Aufforderungen zur Angebotsabgabe. Viele RFPs sind umfangreich und haben sehr spezifische Anforderungen gepaart mit knappen Abgabefristen. Um RFPs erfolgreich zu beantworten – empfehlen wir Ihnen diese 4 Tips.
Zahlreich sind die Hürden, die Sie im RFP-Prozess nehmen müssen. Es drohen widersprüchliche Inhalte und veraltete Informationen. Zum Glück sind Zeitersparnis, Teamarbeit und die Steigerung der Qualität Ihrer Antworten keine widersprüchlichen Ziele – mit der richtigen Herangehensweise fördern Sie all diese Bereiche.
Im Folgenden finden Sie vier Tips für ein erfolgreich beantwortetes RFP, die jedes Team befolgen kann.
1. Nur antworten, wenn es sich lohnt
Sie müssen sich nicht gleich in die Arbeit stürzen, nur weil ein neues RFP in Ihrer Branche veröffentlicht worden ist. Es gibt Situationen, bei denen sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Beantwortung eines RFPs möglicherweise gar nicht lohnt. Prüfen Sie daher die Ausschreibung sorgfältig, bevor Sie mit der Antwort beginnen. Mehr Informationen, zur Entscheidungsfindung können Sie in unserem Artikel „Auf welche RFPs sollten Sie antworten?“ finden.
2. Gut geplant ist halb gewonnen
Nachdem die Entscheidung gefallen ist, ein RFP zu beantworten, sollte der Ablauf geplant werden:
Der Inhalt
Zunächst geht es um die Inhalte. Nutzen Sie Ihre Wissensdatenbank, um Antworten auf häufig gestellte Fragen vorzubereiten. Wenn Sie noch nicht über eine Wissensdatenbank verfügen, können Sie Ihre letzten RFP-Antworten sichten. Mit Sicherheit gibt es Passagen aus früheren Antworten, die Sie in dieser Ausschreibung wiederverwenden können. Damit sparen Sie und Ihr Team wertvolle Zeit. Heben Sie auch Bereiche hervor, für die Unterstützung von Experten gebraucht wird, und erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Fachgebiete.
Der Zeitplan
Sobald klar ist, welche Inhalte benötigt werden, erstellen Sie einen zeitlichen Ablaufplan. Hier werden Zuständigkeiten der Mitwirkenden und die Fristen, die diese einhalten müssen, festgelegt. Versuchen Sie, insbesondere wenn Sie mit neuen internen Experten zusammenarbeiten, etwas zusätzliche Zeit einzuplanen, für den Fall, dass es Schwierigkeiten gibt.
3. Kundenspezifisch Antworten
Nachdem die Theorie steht, geht es ans praktische Antworten. Bei Fragen, die komplett neu sind oder zu denen das Wissen eines Experten benötigt wird, werden nun Informationen angefragt und passende Inhalte erstellt. Für Antworten auf häufig gestellte Fragen, verwenden Sie Ihre Wissensdatenbank oder vorherige RFP-Antworten. Allerdings ist beim Nutzen älterer Inhalte Vorsicht geboten, denn viele Fehler entstehen, wenn einfach kopiert und eingefügt wird. Wenn Sie Inhalte wiederverwenden, müssen diese genau auf das konkrete Angebot abgestimmt werden.
Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihr potenzieller Kunde viel Wert auf das Thema Compliance legt, können Sie Ihre Standardantworten um zusätzliche Details ergänzen oder die Aussagen zu Compliance in der Beschreibung Ihrer Lösung stärker hervorheben.
4. Review zum Schluss
Nachdem Ihre neuen und alten Antworten zusammengestellt und personalisiert worden sind, folgt ein Review. Zwar bleibt Ihnen bei der kurzfristigen Bearbeitung von Ausschreibungen nicht immer viel Zeit, aber selbst ein kurzes Korrekturlesen wirkt sich positiv auf die Qualität Ihrer Antworten aus. Die Konsistenz, Verständlichkeit und Überzeugungskraft Ihrer Antworten sollte nie aus den Augen gelassen werden.
Letztendlich arbeitet jeder, der am Antwortprozess von RFPs beteiligt ist, auf ein einziges Ziel hin: neue Aufträge zu gewinnen. Befolgen Sie diese 4 Schritte auf dem Weg zu erfolgreichen RFP-Antworten, damit sich Ihre Arbeit auszahlt.
RFPs erfolgreich beantworten – 4 Tips und 1 Partner
Für zukünftig effektiveres Antworten bietet es sich an, Ihr Team, um ein Mitglied zu erweitern: eine RFP-Software! Mit der richtigen Softwarelösung sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und verbessern die Zusammenarbeit im Team. Das Ergebnis: erhöhte Qualität bei den von Ihnen verfassten Antworten – und damit erhöhte Erfolgschancen. Hat Ihr Unternehmen den RFP-Prozess bereits automatisiert? Falls nicht, welche Hindernisse gibt es? Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie wir die digitale Transformation in Ihr Unternehmen holen können: vereinbaren Sie jetzt einen Demo-Termin!
