Der Prozess rund um die Beantwortung von Requests for Proposal (RFPs) ist langatmig! Wie Sie RFPs schneller beantworten können, möchten viele Unternehmen wissen. Die Dokumente enthalten eine lange Liste von Anforderungen und Funktionen, auf die eingegangen werden muss. Wenn Sie für Ihren Verkaufsprozess RFPs beantworten, hat es Vorteile für Sie Ihre Antwortzeiten zu verkürzen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie RFPs schneller beantworten, um eine Chance auf mehr Aufträge zu haben!
1. Verantwortung festlegen
Beginnen Sie mit der schnelleren Beantwortung schon dann, wenn das RFP Ihr Unternehmen erreicht. Schaffen Sie klare Verhältnisse, indem Sie einen RFP-Beauftragten bestimmen. Alle Teammitglieder sollten wissen, dass eingehende RFPs als erstes an diesen RFP-Beauftragten gesendet werden sollten.
2. Nicht ausschmücken
Ihr potenzieller Kunde sucht jemanden, der ihm helfen kann, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Beschreiben Sie, wie Sie dabei unterstützen können und warum Sie besser geeignet sind als Ihre Konkurrenten. Gehen Sie auf die spezifischen Probleme ein, die in dem RFP dargelegt sind. Zeigen Sie Ihre Kompetenz, beschreiben Sie solche Lösungen, die direkt auf diese Probleme eingehen.
Jedoch: kommen Sie nicht ins Schwafeln! Sie können sich und Ihrem potenziellen Kunden Zeit sparen, indem Sie sich kurz fassen und auf den Punkt kommen.
3. Antworten automatisieren
Ein Weg, wie Sie RFPs schneller beantworten, ist es Teile Ihres Prozesses automatisieren, indem Sie Vorlagen erstellen, die den allgemeinen RFP-Anforderungen entsprechen. So vermeiden Sie jedes Mal, wenn Sie ein RFP bearbeiten, von vorne zu beginnen. RFPs sind sehr zeitaufwändig in der Beantwortung und Überprüfung. Mit RFP-Automatisierung werden alle RFP-Fragen analysiert, und Ihnen die Antworten, welche Algorithmen der natürlichen Sprachverarbeitung und künstliche Intelligenz als am besten geeignet erachten, vorgeschlagen. Diese Antworten, können Sie dann mit nur einem Mausklick automatisch einfügen.
4. Bedürfnisse des Kunden im Blick behalten
Möglicherweise erhöhen Sie Ihre Gewinnchancen, indem Sie Projekte nennen, bei denen Sie erfolgreich waren oder ähnliche Problemstellungen, wie im RFP beschrieben, gelöst haben. Vermeiden Sie jedoch Ausführungen, von Sachverhalten, die für Ihren potentiellen Kunden irrelevant sind. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt sind. Möglicherweise ist Ihr Unternehmen auch in Bereichen aktiv, die mit der vorliegenden Ausschreibung nicht viel zutun haben. Beschränken Sie sich hier auf eine kurze Information.
5. Experten frühzeitig hinzuziehen
Bei komplexen Angeboten ist das Hinzuziehen von internen Experten unerlässlich. Beziehen Sie die Experten frühzeitig in den Prozess ein und geben Sie ihnen Zeit, Antworten zu formulieren und Feedback zum weiteren Vorgehen zu geben.
Tipp: Wenn Sie sehr wenig Zeit haben, lassen Sie Ihren Experten ein kurzes Video oder ein Sprachnotiz aufzeichnen, anstatt seine Antwort aufzuschreiben. Anschließend können Sie den Abschnitt selbst überarbeiten. Wenn die Zeit reicht sollten Sie Ihren Experten zur Überprüfung der Antwort heranziehen.
6. An den richtigen Ansprechpartner senden
Achten Sie bei der Beantwortung der Anfrage darauf, dass Sie die direkten Kontaktinformationen der Stelle nutzen, die Sie tatsächlich um eine Antwort bittet. Diese sind in der Ausschreibung enthalten. Eine Antwort an die falsche Stelle wirkt nicht professionell und vergeudet wertvolle Zeit.
Wie Sie RFPs schneller beantworten
Durch künstliche Intelligenz und Maschine Learning automatisiert Beyond.RFP Ihren RFP-Antwortprozess. Indem Sie Ihre besten Inhalte zentralisiert aufbewahren und wieder nutzen, sparen Sie wertvolle Zeit. Melden Sie sich zu einer Demo an, in der wir besprechen, wie Sie RFPs schneller beantworten können.
