Eine zentrale Wissensdatenbank hilft vielen Unternehmen dabei, Ausschreibungen zu gewinnen. Wie genau, das haben wir hier für Sie erläutert. Wie man eine RFP-Wissensdatenbank organisieren sollte, ist eine weiter Frage. Das Pflegen einer Wissensdatenbank kann eine Herausforderung sein, besonders, wenn Ihr Team bereits alle Hände voll damit zu tun hat, Fristen einzuhalten und mit der ständig wachsenden Zahl von Angebotsanfragen, auch bekannt als „Request for Proposal“ (RFP), Schritt zu halten.
So organisieren Sie Ihre RFP Wissensdatenbank
Teams mit einer gut organisierten RFP-Wissensdatenbank sind produktiver und arbeiten schneller als Teams ohne diese Unterstützung. Leicht auffindbare Inhalte ermöglichen effizienteres Antworten, was bedeutet, dass mehr Zeit bleibt, um Antworten auf bestimmte Kunden zuzuschneiden. Der Erfolg bei Ausschreibungen steigt, wenn ein Team sich intensiver um die individuelle Anpassung der RFP-Antworten kümmern kann. Es lohnt sich also allemal, die RFP-Wissensdatenbank gut zu organisieren. Wie das geht, schauen wir uns im Folgenden genauer an.
1. Wiederverwendbare RFP-Inhalte
Der erste Schritt für das Organisieren Ihrer RFP-Wissensdatenbank ist, diese nicht unnötig zu überfrachten. Dazu sollten Sie Inhalte, die nicht wieder zum Einsatz kommen werden, entfernen. Die erfolgreichsten Wissensdatenbanken enthalten nur Informationen, die für die Wiederverwendung konzipiert und optimiert wurden. Am besten beginnen Sie mit:
- Der Auswahl der besten Inhalte, die zuvor auf ihre allgemeine Anwendbarkeit hin überprüft wurden
- Dem Entfernen von zu kundenspezifischen Passagen und Hervorheben von später zu personalisierenden Elementen
- Der Anwendung benutzerdefinierter Schriften und Schriftgrößen, um die Konsistenz von Branding und Formatierung zu gewährleisten.
2. Einheitliche Namen für RFP-Dokumente
Sie wollten sich mal eben eine frühere Ausschreibung anschauen, aber diese ist nicht zu finden. Kennen Sie das? Oft liegt es an einem falsch benannten Dokument. Eine standardisierte Namensvergabe für RFP-Antwortdokumente ist für vielbeschäftigte Teams sehr hilfreich. Eine gute Möglichkeit ist beispielsweise „Datum_Auftraggeber_Produktname“. Wie auch immer Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass für Ihre Teams eine klare Namensstruktur vorhanden ist.
3. Die Kategorisierung der Inhalte
Kategorien erleichtern Ihrem Team die Suche nach den richtigen Informationen. Wie die Benennung von Dokumenten ist auch die Kategorisierung von Inhalten für jedes Unternehmen individuell. Das Unterteilen der Antworten nach Branchen ist sehr beliebt, da so spezifische Inhalte für die jeweilige Branche der Ausschreibung schnell gefunden werden können. Aber auch kleinere Unterkategorien können dabei helfen, Inhalte zu sortieren und zu schützen.
Ein Team in Amerika benötigt keinen Zugriff auf bestimmte Inhalte, die für ein deutsches Team zur Einhaltung einer Europäischen Verordnung erforderlich sind. Warum sollten diese Nutzer von Inhalten abgelenkt werden, die sie gar nicht brauchen können? Wenn Sie Ihre Inhalte in Kategorien aufteilen, gestaltet sich die Suche nach passenden Antworten für alle Nutzer effizienter.
Durch Kategorien können Sie außerdem die Sichtbarkeit sensibler Inhalte einschränken. Sie erstellen so einen Schutz für Informationen, die nur für bestimmte Benutzer zugänglich sein sollen. Gute Beispiele für solche Sammlungen sind Rechts- oder Sicherheitsdaten. Der Vertrieb braucht beispielsweise keinen Zugriff auf bestimmte hochgradig geschützte Informationen, auf die die Rechts- oder Sicherheitsteams zugreifen müssen.
So organisieren Sie Ihre RFP Wissensdatenbank
Gut sortierte Wissensdatenbanken unterstützen Sie bei der Wiederverwendung von RFP-Inhalten, indem sie relevante Informationen bereitstellen, die speziell für die Wiederverwendung aufbereitet sind. Sie setzen auch wertvolle Zeit frei, die Sie und ihr Team dafür nutzen können, das endgültige Angebot auf den potenziellen Kunden zuzuschneiden. Außerdem können durch das Kategorisieren sensible Inhalte geschützt werden. Die Verwaltung Ihrer RFP-Antworten an einem Ort, wird Ihnen durch RFP-Software wie Beyond.RFP ermöglicht. Um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Software speziell auf die Bedürfnisse von Angebotsteams zugeschnitten ist, vereinbaren Sie einen Termin zur Demo.
