Antworten auf Aufforderungen zur Angebotsabgabe, auch „Request for Proposal“ (RFP), können Ihrem Unternehmen neue Türen öffnen und eine hervorragende Gelegenheit für Wachstum sein. Ein potenzieller neuer Auftrag ist immer spannend. Vielleicht stärken Sie Ihre Beziehungen zu einem bestehenden Kunden oder hoffen, einen neuen Kunden zu gewinnen. Es gibt nie eine Garantie dafür, erfolgreich bei einer Ausschreibung zu sein. Dennoch gibt es ein paar Tipps, die Sie bei Ihrem nächsten RFP befolgen können, um Ihre Chancen auf den Zuschlag zu erhöhen. So wird Ihr nächstes RFP wahrscheinlich erfolgreich!
1. Früh genug anfangen
Genügend Zeit für die Beantwortung und Kontrolle einzuplanen, kann bei Ihrer nächsten RFP-Antwort eine Menge Stress vermeiden. Legen Sie den Zeitplan fest und teilen Sie die Termine und Fristen allen Beteiligten so früh wie möglich mit. Lassen Sie sich am Ende des Prozesses zudem mindestens ein paar Stunden Zeit, um Ihre Antwort bei Bedarf zu bearbeiten. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht in letzter Minute auf Details achten und machen weniger Flüchtigkeitsfehler.
2. Fokus auf die Bedürfnisse des Kunden
Natürlich geht es bei der Beantwortung eines RFPs darum, einen Auftrag zu erhalten. Jedoch sollte genau darauf geachtet werden, nicht komplett in einen ‚Verkaufsjargon‘ zu verfallen. Bei der Beantwortung eines RFPs sollten die Bedürfnisse des potenziellen Kunden im Mittelpunkt stehen. Hier gilt es hervorzuheben, wie genau Ihr Produkt oder Dienstleistung die Probleme des Kunden löst. Diese Beschreibung ist für den potenziellen Kunden überzeugender als nur Fakten und Details über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu lesen.
3. Verbesserte interne Zusammenarbeit
Eine erfolgreiche RFP-Antwort entsteht nicht im Verkaufs- oder Angebotsteam allein, sondern in Zusammenarbeit mit den richtigen Beteiligten im Unternehmen. Möglich benötigtes nützliches Wissen findet sich im Unternehmen im Produktteam bis hin zur Rechtsabteilung. Dieses Wissen kann für Ihre RFP-Antwort durch die Zusammenarbeit mit den richtigen Fachleuten innerhalb Ihres Unternehmens genutzt werden.
So wird Ihr nächstes RFP erfolgreich
Es gilt, die betreffenden Abteilungen so früh als möglich über die benötigte Unterstützung zu informieren, damit auch Experten zur Verfügung stehen, denn nur, mit deren Unterstützung, wird ihr nächstes RFP erfolgreich.
4. Organisieren Sie Ihre Inhalte ab jetzt zentral
Oft ist die Suche nach Antworten und das Sichten älterer Inhalte eine der zeitaufwändigsten Schritte im gesamten RFP-Antwortprozess. Das Speichern von vorhergingen Antworten in einer zentralen Wissensdatenbank schafft hier Abhilfe. Auf so eine Wissensdatenbank können alle Beteiligten zugreifen, sie ist durchsuchbar und hilft Ihnen in Zukunft besser den Überblick zu behalten. Außerdem lässt sich eine zentrale Wissensdatenbank gepaart mit der richtigen Technologie noch weiter nutzen: Durch Automatisierung werden nach dem Hochladen von neuen Fragen automatisch Vorschläge aus früheren Antworten generiert.
So wird Ihr nächstes RFP erfolgreich
Auch mit der besten Herangehensweise ist es komplex und zeitintensiv, RFPs zu beantworten. Jedoch kann der Prozess schlanker und effizienter werden, wenn Sie das richtige Werkzeug wählen. Sie möchten wissen, wie Beyond.RFP Ihren Ausschreibungsprozess ergänzen kann? Kontaktieren Sie uns noch heute.
