Die Beantwortung von Ausschreibungen kann einem Unternehmen viel abverlangen. Mit knappen Deadlines sollen Leistungsanfragen oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, auch bekannt als „Request for Information“ bzw. „Proposal“ (RFI/RFP) beantwortet, und die wichtigsten Informationen bereitgestellt werden. Um diesen Prozess hinsichtlich Zeit und Ressourcen effizienter zu gestalten, greifen viele Unternehmen auf Automatisierung mit Software zurück. Vereinfachtes Ausschreibungsmanagement mit RFP-Software ist möglich. Mit Hilfe von RFP-Software können zuvor gegebene Antworten aufbewahrt, genutzt und angepasst werden. Doch welche Features sollte eine RFI/RFP-Software auf jeden Fall mitbringen, damit sie Ihr Unternehmen optimal unterstützt?
Die fünf wichtigsten Features haben wir hier für Sie aufgelistet:
1. Alles in der Cloud
Die Softwarelösungen der Zukunft sind cloud-basiert! Auch bei der Suche nach RFI/RFP-Softwarelösungen sollte dies beachtet werden. Cloud-basierte Software ermöglicht, dass alle Teilnehmer auf relevante Dokumente von überall zugreifen können. Außerdem können so Aktualisierungen schnell für alle Beteiligten verfügbar gemacht werden. Weiterhin schützt cloud-basiertes Speichern vor Wissensverlusten. Ein Beispiel: Mitarbeiterwechsel ohne ausgereifte Übergaben. Ein anderer Grund kann defekte Hardware sein. Diese und andere Risiken kann die Verwendung von Software, welche Daten zentral und cloudbasiert speichert, vorbeugen.
2. Integriert in Microsoft Office
Es kann viel Zeit brauchen neue Softwarelösungen zu implementieren. Daher ist es ratsam, Ihr Team trotz neuer Software weiterhin in einer Umgebung arbeiten zu lassen, mit der es bereits bestens vertraut ist. Wenn eine Softwarelösung vollständig in Microsoft Office und SharePoint integriert ist, bedarf es oft nur einer minimalen Schulung für die Benutzer. So kann Ihr Team sofort damit beginnen, RFI/RFP-Antworten zu automatisieren und dadurch den Verkaufsprozess zu verkürzen.
3. Eine starke Wissensdatenbank
Für vereinfachtes Ausschreibungsmanagement mit RFP-Software, sollte die Softwarelösung Ihnen die Möglichkeit zum Aufbau einer digitalen Wissensdatenbank als Single Source of Truth bieten. Single Source of Truth (SSOT) kann wörtlich mit “einzige Quelle der Wahrheit” übersetzt werden. Diese SSOT bietet eine gemeinsame und allumfassende Informationsquelle für alle Beteiligten eines Projekts.
Zentralisiert man alles Wissen „unter einem Dach“, ist es einfacher, Informationen zu finden, Duplikate zu löschen, und Antworten zu aktualisieren. Intelligente Suchoptionen sparen Zeit und führen schnell zu den relevantesten Ergebnissen. Die wiederverwendbaren und relevanten Inhalte können leicht gefunden, eingefügt und je nach Bedarf angepasst werden kann. Alle Änderungen der Inhalte sollten einfach zu tracken sein und die Mitwirkenden darüber informieren, wann die Inhalte zuletzt aktualisiert wurden.
4. Intelligenter Umgang mit Sprache
Eine wichtige Rolle bei der automatisierten Beantwortung von RFI/RFP spielt künstliche Intelligenz (KI). Durch sie, können Fragen beantwortet werden, die zwar nicht wortwörtlich, aber inhaltlich gleich sind. Durch die KI werden die Schlüsselworte in den Fragen identifiziert. Anschließend schlägt die Software die beste Antwort aus der Wissensdatenbank vor. Durch die erweiterte Automatisierung der Beantwortung, kann das Team mehr Zeit auf die Überprüfung und Anpassung der Inhalte verwenden.
5. Software as a Service
Wenn Sie sich für eine SaaS- Anwendung entscheiden, sichern Sie sich gegenüber der Arbeit mit traditioneller Software einige Vorteile. Zunächst können Sie eine SaaS-Lösung oft erst einmal kostenlos testen und sehen, ob diese auch wirklich Ihren Ansprüchen genügt. Außerdem ist hier der Anbieter dafür verantwortlich, dass die Software jederzeit einsatzbereit ist und stellt sicher, dass alle Funktionen stets zur Verfügung stehen. Zudem sind die SaaS-Programme generell überall zugänglich und erfordern keine aufwendige Installation. Sollten doch einmal Probleme auftauchen, bieten die Anbieter von SaaS Ihren Kunden in der Regel auch kurzfristig Support via Telefon oder E-Mail an.
Ihr Partner für vereinfachtes Ausschreibungsmanagement mit RFP-Software
Also: wann gehen Sie den nächsten Schritt zur erfolgreichen Beantwortung von RFI/RFP und wechseln zu einer Lösung, die eine leistungsstarke Wissensbibliothek und KI-unterstützte Automatisierung bietet? Das richtige Tool befähigt Ihr Team, noch schneller effektive Angebote zu erstellen und erfolgreichere Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wieso gerade Beyond.RFP die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen ist, freuen wir uns darüber Sie bei einer Demo begrüßen zu können.
