Wir müssen es nicht schönreden: den Zuschlag zu einer Angebotsausschreibung nicht zu erhalten ist frustrierend. Sie haben viele Ressourcen in die Beantwortung eines RFP (Request for Proposal) gesteckt, jedoch hat es nicht gereicht. Das Vorgehen nach einem verlorenen RFP wollen wir im Folgenden erläutern.
Ein verlorenes RFP hat mehr Auswirkungen als nur den Verlust eines einmaligen Geschäfts. Denn wenn Sie einen potenziellen Kunden nicht für sich gewinnen konnten, sind eventuell auch Zuschläge für zukünftige Aufträge desselben Kunden in Gefahr. Auch intern sorgt ein verlorenes RFP für Turbulenzen. Besonders wenn mehrere Ausschreibungen unerfolgreich beantwortet wurden, kann das Ihr Team demoralisieren.
Vorgehen nach einem verlorenen RFP
Zum Glück kann man aus jedem nicht erhaltenen Zuschlag Erfahrungen für die nächste Ausschreibung sammeln. Der Misserfolg bietet die perfekte Möglichkeit, die Situation zu analysieren und bei Bedarf neue Verfahren zu entwickeln, um in Zukunft Ausschreibungen besser zu verwalten und öfter zu gewinnen. Schauen wir uns ein mögliches Vorgehen nach einem verlorenen RFP nun genauer an.
1. Finden Sie heraus, woran es lag
Nehmen Sie sich die Zeit, zu erfragen, wieso Sie die Ausschreibung verloren haben. Bitten Sie den potenziellen Kunden freundlich um ein Feedback, entweder per E-Mail oder in einem kurzen Gespräch. Möglicherweise bietet sich erneut Gelegenheit, mit diesem Kunden zusammenzuarbeiten. Durch detailliertes Nachfragen erfahren Sie, wie Sie Ihre Position bei der nächsten Ausschreibung verbessern können.
2. Bewerten Sie Ihre Antworten erneut
Welcher Teil Ihres Angebots hat den Kunden nicht angesprochen? Wo hätten Sie sich klarer ausdrücken können? Welche Fehlerteufel haben sich eingeschlichen? Als Vorgehen nach einem verlorenen RFP bietet es sich an, Ihr RFP-Dokument erneut durchzugehen und zu sehen, welche Mängel sich beim nächsten Mal vermeiden lassen. Besonders um bei zukünftigen Ausschreibungen Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden, lohnt es sich RFP-Software zu nutzen.
3. Besprechen Sie Ihre Erkenntnisse intern
Bleiben Sie mit Ihrem Team im Dialog, auch (oder besonders) wenn Ihr letztes RFP nicht erfolgreich war. Laden Sie alle an der Erstellung beteiligten Personen dazu ein ihre Erfahrungen zu teilen. Als nächstes sollten Sie besprechen, was bei der Erstellung des RFPs schiefgelaufen ist, aber ebenso hervorheben, was erfolgreich war. Möglicherweise werden Sie über das Feedback Ihres Teams überrascht sein. Achten Sie allerdings auf die Umstände. Nach Möglichkeit sollten Sie keine Meetings einberufen, wenn alle Ihrer Kollegen beschäftigt sind und ein RFP bereits in der Frühphase verloren wurde.
Vorgehen nach einem verlorenen RFP
Ihr interner Prozess zur Beantwortung von RFPs sollte sich stets weiterentwickeln und offen für konstruktive Kritik sein. Dazu gehört auch, dass Sie das Feedback des potenziellen Kunden und der an der Erstellung beteiligten Kollegen beim nächsten Mal umsetzen. Viele menschengemachte Fehler lassen sich durch Softwareunterstützung vermeiden. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo um mehr über Beyond.RFP und Verbesserungsmöglichkeiten durch spezialisierte RFP-Software zu erfahren.
