Die Digitalisierung hat sich über alle Branchen hinweg durchgesetzt. Längst hat sie die Prozesse rund um den An- und Verkauf in Unternehmen bleibend verändert. Das gilt auch für den Bereich von Angebotsanfragen, englisch: Request for Proposal (RFP). Hier ist Softwareunterstützung in aller Munde. Durch Softwareunterstützung sollen immer bestimmte Bedürfnisse des Nutzers erfüllt werden. Im Bereich RFP besteht das Bedürfnis, den Angebotsprozess effizienter zu gestalten. Konkret bedeutet das, die Software soll ihren Nutzern Unterstützung beim Ausfüllen von RFP Fragebögen, sowie beim Erstellen von Inhalten bieten. Doch wie klappt das besonders gut und was macht eine benutzerfreundliche RFP-Software aus? Wir schauen es uns im Folgenden an.
Was ist benutzerfreundliche Software?
Laut dem Duden bedeutet benutzerfreundlich: „für den Benutzer von etwas angenehm, leicht handhabbar“. Bezogen auf Software heißt das, je einfacher und schneller der Benutzer eine Software versteht, desto benutzerfreundlicher ist sie. Gute Benutzerfreundlichkeit verbessert die Arbeitseffizienz und senkt somit Kosten. Für die bestmögliche Benutzerfreundlichkeit sollte die Bedienung möglichst intuitiv sein und ohne Anleitung oder ‚Handbuch‘ vonstattengehen. Andernfalls benötigen Nutzer oft eine lange Einarbeitung, um sich an den Umgang mit der Software zu gewöhnen. Wichtig ist eine einfache und übersichtlichen Gestaltung, die intuitive Bedienung unterstützt. Idealerweise durchschaut der Nutzer in kürzester Zeit selbst, welche Arbeitsschritte er mit der Software durchführen kann und wie.
Integrierte Lösungen
Sehr hilfreich, für eine möglichst kurze Einarbeitungszeit, sind auch integrierte Softwarelösungen. Diese setzen bei bekannten Programmen, zum Beispiel als Add-on, an. Weil Anwender so in einer bereits gewohnten Umgebung weiterarbeiten, bedarf es oft nur einer minimalen Schulung. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Softwarelösung in Microsoft Office und SharePoint integriert ist und ein Team bereits täglich mit Microsoft-Produkten arbeitet.
Funktionen einer RFP-Software
Um effektiv dafür zu sorgen, dass ihre Nutzer den Angebotsprozess effizienter durchlaufen können, sollte eine RFP-Software folgende Funktionen mitbringen:
- Das Speichern und Organisieren von Informationen
Häufig verwendete Informationen, oder bereits detailliert ausgearbeitete Antworten auf vorherige RFPs kommen, gegebenenfalls, auch bei der nächsten Ausschreibung wieder zum Einsatz. Es ist also wichtig, dass diese Informationen aufbewahrt werden und gut organisiert, also wieder auffindbar sind. Lesen Sie hier mehr über das Speichern in einer Wissensdatenbank.
- Unterstützung durch automatisches Ausfüllen von Antworten
RFP-Software automatisiert den Prozess der Beantwortung, und schlägt, unterstützt durch künstliche Intelligenz, die passenden Antworten mit großer Treffsicherheit vor. Mit der Automatisierung von RFP-Antworten verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Anpassung und dem Feinschliff von RFP-Antworten.
- Einen cloud-basierten Arbeitsbereich für das ganze Team
Cloud-basierte Software fördert Zusammenarbeit im Team, denn sie ermöglicht, dass alle Teilnehmer auf relevante Dokumente von überall zugreifen können. Außerdem können so Aktualisierungen schnell für alle Beteiligten verfügbar gemacht werden. Weiterhin schützt cloud-basiertes Speichern vor Wissensverlusten.
Für uns bei Beyond.RFP ist Benutzerfreundlichkeit immer im Blickpunkt. Für viele zukunftsfähige Unternehmen haben wir den RFP-Antwortprozess bereits automatisiert und verbessert. Bringen Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voran und vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo.
