Die Beantwortung von RFP (Request for Proposal) um neue Aufträge zu erhalten, zählt zu den wichtigsten Aktivitäten jeden Unternehmens. Gleichzeitig erfordert die Bearbeitung von RFPs jedoch einen großen Aufwand und bindet Mitarbeiter-Ressourcen. An dieser Stelle kann die Automatisierung des Vertriebs den Angebotsmanagern behilflich sein. Im Folgenden schauen wir uns an, wie Automatisierung Angebotsmanager unterstützt.
Durch Automatisierung im Antwortprozess rund um RFP, kann Effizienz gesteigert und Angebotsmanager entlastet werden. Eine gut ausgewählte RFP-Software sorgt dafür, dass viele Fragen automatisiert beantwortet werden können und die Qualität der Antworten steigt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie vielfältig Automatisierung Angebotsmanager unterstützen kann.
Erhöhte Effizienz
Unterstützt durch Automatisierung, sparen Angebotsmanager viel manuellen Aufwand und damit Zeit. Hierdurch können Angebotsmanager eine größere Anzahl von RFPs beantworten. Die erhöhte Effizienz spart Aufwand und damit Kosten. Das Beantworten von mehr RFPs verbessert außerdem die Chancen auf den Zuschlag.
Künstliche Intelligenz
Eine der wichtigsten Tools der Automatisierung ist, ohne Frage, die gut gepflegte Wissensdatenbank. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) schlägt die RFP-Software passende Antworten aus vorherigen RFPs, die in der Wissensdatenbank abliegen, vor. Durch die KI-Unterstützung findet die Software auch Antworten auf Fragen, die nur auf ähnliche und nicht identische Weise gestellt sind.
Schnell erledigt: Standardfragen
Einige Standardfragen wiederholen sich in jedem RFP. Oft machen diese Wiederholungen den Großteil der Ausschreibung aus. Wenn ein Ausschreibungsmanager mit der Beantwortung dieser Standardfragen beschäftigt ist, bleibt weniger Zeit für das Personalisieren. Hier unterstützt RFP-Automatisierung, indem die Standartfragen augenblicklich beantwortet werden. Ein großer Vorteil: bei automatischer Beantwortung haben Tipp- oder Flüchtigkeitsfehler keine Chance!
Bessere Antwortqualität
Es liegt auf der Hand: Wenn weniger Zeit damit verbracht wird Fragen manuell zu beantworten, oder aus früheren Antworten zu kopieren und einzufügen, bleibt mehr Zeit, um die Inhalte der Antworten zu kontrollieren. Werden alle Inhalte auf Herz und Nieren geprüft werden, erhöht sich die Qualität der Antworten.
Wissensdatenbank entlastet Experten
Alles kann der Angebotsmanager nicht wissen. Für einige Stellen im RFP wird der Input von internen Fachexperten benötigt. Mit RFP-Automatisierung wird jeder Beitrag eines Fachexperten in der Wissensdatenbank erfasst. So muss der Experte die Frage im Idealfall nur einmal beantworten. Der Angebotsmanager die Wissensdatenbank dann nutzen, um auf die relevanten Antworten zuzugreifen. Die Beteiligung der Experten wird dann lediglich zur Überprüfung der Inhalte gebraucht.
Wann automatisieren Sie?
Angebotsmanager können unterstützt durch Automatisierung, die Ressourcen und die Zeit, die sie für sich wiederholende Fragen in Ausschreibungen aufwenden, minimieren. Durch diese Zeitersparnis können sie sich, Fragen widmen, die höhere Priorität haben und personalisiert werden müssen. Die Qualität der Antworten steigt und der gesamte RFP-Prozess gestaltet sich mit Automatisierung wesentlich einfacher. Die Funktionen von RFP-Software, wie Beyond.RFP, sind speziell auf die besonderen Bedürfnisse von Angebotsmanagern und -teams zugeschnitten. Vereinbaren Sie einen Termin zur Demo und erfahren Sie mehr!
