Wie Ihr Unternehmen dem Zuschlag bei einer Ausschreibung näher kommt? Diese Frage treibt alle Unternehmen um! Wenn eine Leistungsanfrage oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, auch bekannt als „Request for Information“ bzw. „Proposal“ (RFI & RFP), Ihr Unternehmen erreicht, muss diese schnellstmöglich beantwortet werden. Allerdings: ein gut beantwortetes RFI oder RFP allein reicht nicht aus, um eine Ausschreibung zu gewinnen. Wie also kommt Ihr Unternehmen dem Zuschlag näher und wie Sie also bei der Angebotsabgabe für bessere Verkaufschancen? Es gibt einige Komponenten, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Der Prozess
Wer hält wie nach passenden Ausschreibungen Ausschau? Nach welchen Kriterien wird entschieden, welche RFIs/RFPs sich lohnen zu beantworten? Jedes Unternehmen braucht klare Prozesse, um Transparenz zu schaffen und genaue Prognosen zu erstellen. Ein klarer Prozess erhöht die Effizienz von Anfang bis Ende: bei der Zuweisung von Aufgaben, der Überprüfung von potenziellen Antworten, der Nachverfolgung von Verbesserungen und Änderungen sowie der Abgabe des finalen Dokuments.
2. Klare Zuständigkeiten
Nicht für jedes Unternehmen lohnt es sich, ein eigenes Angebotsteam zu unterhalten. Je nach Dimension des Unternehmens kann so ein Team eine “One-Man-Show“ sein. Jedoch ist es stets von Vorteil jemanden zu haben der klar zuständig ist. Es bietet sich weiterhin an, auch in anderen Abteilungen, die am Prozess beteiligt sind, Ansprechpartner für Fragen von vornherein festzulegen.
3. Der Inhalt
Diese Komponente liegt auf der Hand: der Inhalt, den Sie Ihrem potenziellen Kunden vorlegen, macht den Unterschied. Hier können Sie zeigen, warum Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung die Lösung bietet, nach der mit der Ausschreibung gesucht wird. Das Augenmerk liegt hier auf der Qualität der von Ihnen bereitgestellten Informationen, deren Zugänglichkeit und der Personalisierung für den entsprechenden Kunden.
4. Die Technologie
Alle drei oben genannten Komponenten werden von der vierten Komponente zusammengehalten: der Technologie. Diese umfasst alle virtuellen Werkzeuge, die Sie für Ihre Antworten benutzen. Dazu gehören Ihr CRM (Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement), Tools für Zusammenarbeit und natürlich Softwarelösungen speziell für RFI/RFP.
Wie Ihr Unternehmen dem Zuschlag näher kommt
Mit unserer cloudbasierten Automatisierungssoftware für den RFP-Prozess, Beyond.RFP, haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Ihren Antwortprozess auf RFI und RFP zu vereinfachen. Sie können mit Hilfe unserer Software, dank KI-Algorithmen und Machine Learning, RFI und RFPs deutlich effizienter beantworten.
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