Beim Werben um den Zuschlag bei einer Ausschreibung, beantworten Unternehmen häufig Angebotsanfragen, so genannte Request for Proposal (RFP). Was hierbei die größten Herausforderungen sind und wie man sie bewältigen kann lesen Sie hier. Viel Potential zur Verbesserung hat die Prüfung der Antworten vor der Angabe. Wie Sie Ihre RFP Antworten vor der Abgabe des Angebots mit Erfolg prüfen, dem gehen wir im Folgenden nach.
Alle RFP-Teams kennen die Herausforderung, sowohl schnell als auch gründlich zu sein. Auf der einen Seite stehen knappe Abgabefristen, die eingehalten werden sollen, auf der anderen Seite der Bedarf Antworten gründlich zu prüfen. Die Prüfung der Antworten muss als Standardschritt im RFP-Prozess anerkannt werden, der gegen Ende der Frist stattfindet.
Eins nach dem anderen
Aufgrund der Komplexität von RFPs gilt es, viele Aspekte des Angebots zu prüfen. Daher bietet es sich an die Prüfung in mindestens zwei Runden durchzuführen. Während in der ersten Runde auf inhaltliche Aspekte geschaut wird, konzentriert sich die nächste Runde auf stilistische Aspekte wie Wortwahl und Rechtschreibung. Für die inhaltliche Runde müssen ggf. Experten hinzugezogen werden, für ein Korrekturlesen wiederum, kann auch ein Teammitglied ohne Fachkenntnisse aushelfen. Bei der Prüfung Ihrer Antworten sollte auch die ursprüngliche Angebotsanfrage immer zur Hand sein. Betrachten Sie diese als Ihren Leitfaden. Sich eng an der Ausschreibung zu orientieren, erhöht die Relevanz Ihrer Antworten.
Vier Augen sehen mehr als zwei
Überlassen Sie es einem anderen Teammitglied mit „frischen Augen“ erneut über das Angebot zu lesen. Nachdem man sich stundenlang mit dem Zusammenstellen, Anpassen und Schreiben der Antworten beschäftigt hat, sind eine neue Perspektive und ein unvoreingenommener Blick notwendig. Sonst kann es passieren, dass Sie „den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen“.
Legen Sie einen Zeitplan fest und halten Sie ihn ein
Auch wenn Kollegen Sie bei der Prüfung unterstützen möchten, jonglieren diese oft selbst mit mehreren Aufgaben und benötigen Zeit um die RFP-Antworten durchzugehen. Vergessen Sie daher nicht, allen Beteiligten Fristen für das Feedback mitzuteilen. Fragen Sie Unterstützung frühzeitig an und halten Sie einen Ersatzgutachter bereit, falls ein Kollege seine Frist nicht einhalten kann.
Arbeiten Sie digital
Vermeiden Sie unbedingt das Verteilen von Ausdrucken zur Überprüfung. Es ist ineffizient, Zeit damit zu verbringen, handschriftliches Feedback zu entziffern und zu bewerten. Verwenden Sie stattdessen ein gemeinsam genutztes Dokument, um Kommentare zu erfassen, Bearbeitungen nachzuverfolgen und die Zusammenarbeit zu vereinfachen.
Wie Sie Ihre RFP Antworten mit Erfolg prüfen
Niemand ist perfekt! Es werden sich mit ziemlicher Sicherheit, trotz aller Vorsicht, von Zeit zu Zeit Fehler in Ihre Antworten einschleichen. Mit einem gut organisierten Prozess zur Prüfung können Sie jedoch das Risiko erheblich verringern und Ihre Chancen auf den Zuschlag bei Ausschreibungen erhöhen. Die Automatisierung von Antworten, kann Ihnen helfen, wertvolle Zeit zu sparen, die dann bei der Prüfung zum Einsatz kommt. Um mehr über Automatisierung des RFP-Prozesses mit Beyond.RFP zu erfahren, vereinbaren Sie gerne eine Demo mit uns.
