Sucht Ihr Angebotsteam noch immer in alten Dateien, E-Mails oder durch mühsames Nachhaken bei Kollegen nach Antworten für die Bearbeitung Ihrer RFP (Request for Proposal) Dokumente? Dann wird Ihr Angebotsteam mit Sicherheit von einer RFP-Software profitieren. Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wieso Ihr Angebotsteam RFP Software braucht.
Wieso Ihr Angebotsteam RFP Software braucht
Die richtige Software hilft unter anderem bei den folgenden Punkten:
Zeit sparen
Zeitweise kommt es Ihrem Angebotsteam so vor, als gäbe es schlicht mehr RFPs als Zeit? Dann lesen Sie ruhig weiter, denn Angebotsteams profitieren am meisten von der Automatisierung, wenn es um Zeitersparnis und Produktivität geht. Teams haben mehr Zeit und Energie dafür gute Angebotsantworten zu erstellen, wenn sie weniger Zeit mit banalem ‚Kopieren & Einfügen‘ verbringen. Ihr Angebotsteam gewinnt Zeit zurück, die für interne Verbesserungen verwendet werden kann.
Erhöhte Genauigkeit
In der Regel können Angebote entweder schnell oder inhaltlich korrekt erstellt werden. RFP-Software setzt diese Regel jedoch außer Kraft. Durch Automatisierung ist es so deutlich einfacher, schnell auch hochwertige Angebote zu erstellen. Ihr Angebotsteam gewinnt so Zeit, sich auf die Anpassung von Angeboten für einen bestimmten Kunden zu konzentrieren, oder mit internen Experten in Kontakt zu treten. Schnellere Antwortzeiten bedeuten auch, gründlichere Qualitätschecks durchzuführen und insgesamt noch mehr Ausschreibungen beantworten zu können.
Vermeiden von Mehrarbeit
Eine RFP-Software bietet einen zentralen Ort zur Speicherung Ihrer vorherigen Antworten und anderer relevanter Dokumente. Durch Einteilung in Kategorien ist es einfacher, verschiedene Inhalte z.B. nach Produkt, Länge oder Sprache zu sortieren und zu durchsuchen. Nachdem geeignete Inhalte abgespeichert wurden, können diese gegebenenfalls wiederverwendet werden, ohne dass ein neuer Text geschrieben werden muss. Dank der passenden Softwareunterstüzung können Sie außerdem auf einen Blick erkennen, welche Dokumente aus Ihrer Datenbank zur Unterstützung einer bestimmten Anfrage passen könnte. Die RFP-Software bewahrt Ihr Team so vor vermeidbarer Mehrarbeit und nutzt vorhandenen Ressourcen bestmöglich aus.
Bessere interne Zusammenarbeit
In manchen Fällen liegen intern Informationen bereits vor, es ist jedoch undeutlich, wer der Autor oder inhaltlich Verantwortliche ist. Die RFP-Software verrät Ihrem Angebotsteam, wer für welche Inhalte zuständig gewesen ist. So wissen Sie schnell, an wen Sie sich wenden für Fragen oder Aktualisierungen wenden müssen. Teams können so außerdem vermeiden, einen Experten mehrere Male zu kontaktieren, wenn dieser in der Vergangenheit bereits eine identische Frage beantwortet hat.
Wieso Ihr Angebotsteam RFP Software braucht
Wenn RFP-Software die mühsamen Aufgaben im Bereich des ‚Kopierens & Einfügens‘ übernimmt, hat Ihr Angebotsteams die Möglichkeit maßgeschneiderter Antworten noch schneller zu erstellen und erhöht damit die Chance auf mehr Geschäftsabschlüsse. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wieso Ihr Angebotsteam RFP Software braucht und wie Ihr Angebotsteam von Beyond.RFP profitieren kann, verabreden Sie noch heute eine Demo.
